CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social: anotações obrigatórias, proibidas e permitidas.

1. Considerações iniciais

A CLT – Consolidação das Lei do Trabalho – trata do assunto “Identificação Profissional” nos arts. 13 a 49

A CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social – é documento obrigatório para o exercício de qualquer emprego.

Por determinação legal (art. 29/CLT), a empresa deve fornecer recibo ao empregado de que está em posse da sua CTPS. A recíproca também é verdadeira, isto é, a empresa deve sempre ter  o comprovante de entrega ou devolução da Carteira Profissional ao trabalhador. Esse comprovante é extremamente importante e muitas vezes a empresa só se dá conta disso quando ocorre uma dúvida ou alegação do empregado de que a CTPS não foi devolvida pelo empregador. 

A Lei não é rigorosa quanto ao sistema de anotações na CTPS do empregado, admitindo-se que sejam feitas de forma manual, mecânica ou eletrônica, observadas as instruções do Ministério do Trabalho. A Portaria 41/2007, do MTE disciplina o registro e a anotação da Carteira de Trabalho e Previdência Social de empregados.

2. Anotações obrigatórias

O art. 29 da CLT esclarece que as anotações serão feitas:

a) na data-base;
b) a qualquer tempo, por solicitação do empregado;
c) no caso de rescisão contratual, ou
d) necessidade de comprovação perante a previdência social.

A anotação do contrato de trabalho é obrigatória na carteira profissional do empregado e deve ser feita no prazo de 48 horas a contar da entrega da mesma ao empregador (art. 29/CLT). 

Na oportunidade de admissão de qualquer empregado deverá ser anotado em sua CTPS a data de admissão, o salário e sua composição (isto é, a remuneração do empregado, incluindo tarifa de produção, salário utilidade e estimativa de gorjetas, se for o caso) e outras condições especiais do contrato de trabalho, como p. ex. o cargo ocupado, dados relativos ao PIS e FGTS, CNPJ do empregador.

Também é indispensável a anotação do termo final do contrato, quando for o caso de contrato por prazo determinado. O contrato de experiência é a espécie mais comum de contrato por prazo determinado, portanto, a CTPS deve obrigatoriamente conter esta observação. Além disso, essa espécie de contratação deve ser feita por escrito, porque serve como prova segura de que o prazo assim foi estipulado e era conhecido de ambas as partes e tinha prazo estabelecido desde o início. Há diversas decisões judicias reconhecendo que não é possível admitir a existência de contrato de experiência se não foi observada a forma escrita (RR 31100-56-2009-5-04-0022).  

Se ocorrer alguma alteração contratual por vontade das partes, (p. ex.  promoção do empregado), esta nova cláusula do contrato também deve ser imediatamente anotada na própria Carteira ou em ficha de anotações e atualização da CTPS. A Portaria 41/2007, art. 6º, permite que as anotações e atualizações da CTPS (exceto datas de admissão e extinção) sejam feitas em fichas de anotações, o que facilita bastante as rotinas do RH da empresa, no entanto, o empregado tem direito de solicitar (e o empregador de fornecer) cópia impressa destas anotações a qualquer tempo. 

Estas anotações são obrigações  derivadas da lei, assim, o seu descumprimento poderá acarretar sérias consequências para o empresário. A mais comum é a aplicação de multas por Auditor Fiscal do Ministério do Trabalho, o que é feito a partir da lavratura do Auto de Infração, com prazo para apresentação de defesa. Caso a defesa não tenha sucesso, a multa será devida nos valores estipulados pelo MTE.

Além disso, a falta de anotação ou anotações incorretas na CTPS pode também provocar o ajuizamento de ação trabalhista do empregado, pleiteando que a sua Carteira Profissional seja devidamente registrada ou retificada qualquer anotação irregular. 

Importante lembrar, ainda, que o próprio empregado poderá reclamar pessoalmente perante a Delegacia Regional do Trabalho (atualmente chamada de Superintendência Regional do Trabalho) a abertura de processo para que o contrato de trabalho e suas informações básicas sejam anotadas em sua Carteira Profissional (art. 36/CLT)

São obrigatórias, também, as anotações referentes a acidentes de trabalho, estas porém são feitas pelo INSS, a pedido do interessado. É importante frisar que o órgão não poderá recusar-se a proceder a anotação solicitada, quando de direito, tampouco cobrar quaisquer taxas por esse trabalho.

3. Anotações proibidas

Ao lado das anotações obrigatórias, é importante saber que algumas anotações são proibidas, isto é, não podem ser feitas na CTPS do empregado, sob pena de acarretar graves consequências.

Desde 2001 (Lei 10.270/2001), o art. 29 da CLT prevê expressamente:

§ 4º – É vedado ao empregador efetuar anotações desabonadoras à conduta do empregado em sua Carteira de Trabalho e Previdência Social. 
§ 5º – O descumprimento do disposto no § 4º deste artigo submeterá o empregador ao pagamento de multa prevista no art. 52 deste Capítulo. 

E a consequência não é apenas a multa, porque a jurisprudência dos Tribunais Trabalhistas  já pacificou entendimento de que são vedadas todas e quaisquer anotações que desabonem ou possam denegrir a imagem do empregado. E não importa se as informações são ou não verdadeiras.

Há diversas justificativas para esta proibição, entre as quais convém mencionar: 1. o fato de que o empregado com uma anotação depreciativa em sua CTPS teria dificuldade de encontrar novo emprego; 2. seria impedir que o empregado encontrasse novos padrões de conduta; 3. o empregador menos ético poderia facilmente macular a dignidade profissional do empregado fazendo anotações falsas, causando grandes transtornos ao empregado, tais como a dificuldade de um novo emprego e o gasto com despesas judiciais para conseguir uma retratação do empregador; 4. permitir anotações dessa natureza seria ferir o princípio da liberdade de trabalho, assegurado pela Constituição Federal, art. 6º; 4. uma vez que a CTPS é o histórico vitalício do empregado, uma anotação desabonadora ali inserida seria como uma espécie de punição eterna, o que também é vedado pelo ordenamento constitucional brasileiro que não admite, nem mesmo nos crimes mais hediondos, penas de caráter perpétuo (art. 5º, XLVII, b, CF).

Portanto, são proibidas, por exemplo, informações que digam o motivo da despedida do empregado (ter cometido falta grave; ter demonstrado desinteresse pelo trabalho entre outras).

Por essas razões, há julgados dos Tribunais do Trabalho considerando que o empregador que anota conduta desabonadora do empregado na CTPS deste está proporcionando ao empregado rescindir o contrato por justa do empregador.

Finalmente, merece ser destacado também o fato de que, geralmente, o empregado que tem em sua CTPS qualquer anotação desabonadora, tem postulado perante a Justiça do Trabalho indenização por danos morais e não raro, obtém êxito, com a condenação da empresa a pagar-lhe quantias significativas (RR 333-83-2011-5-20-0001) 

4. Anotações permitidas

Todas as informações que não são proibidas, conforme já exposto são permitidas. Por exemplo: licenças por motivo particular, para tratamento de saúde etc.

Cumpre relembrar que o art. 29 da CLT diz que são obrigatórias as anotações solicitadas pelo empregado. Assim, as anotações que a princípio seriam facultativas, passam a ser obrigatória na medida em que solicitadas pelo empregado. As alterações de salários que poderiam ser feitas apenas na data-base da categoria, deverão ser feitas antes se o empregado assim solicitar.

 Marcelo Wanderley Guimarães